Une gestion optimisée de l’AEN véhicule

La gestion de la flotte de véhicules est au cœur des préoccupations des entreprises, notamment avec l’évolution des réglementations fiscales. La fiscalité sur l’Avantage en Nature (AEN) que constitue un véhicule attitré augmente de 66% pour les véhicules mis à disposition à compter du 1er février 2025. Cet avantage, assimilé à un salaire, est lié à la part privée de l’usage du véhicule. Cette évolution représente un coût supplémentaire, mais aussi une opportunité pour les entreprises soucieuses d’optimiser leur fiscalité et leur gestion de flotte. Découvrez comment ACTIA iCAN accompagne les entreprises dans cette transition grâce à une solution intelligente, automatisée et conforme, qui facilite la gestion des usages privés et professionnels des véhicules.

AEN, un cadre réglementaire renforcé : l’impact sur la fiscalité des flottes

Par défaut, la déclaration d’AEN s’effectue sur base forfaire : proportionnelle au prix du véhicule (base « achat »), ou proportionnelle à son cout complet annuel de détention (base « loyer »). Dans les deux cas, le forfait part du postulat que le véhicule est utilisé pour 2/3 en usage privé et pour 1/3 seulement en usage professionnel.

En réalité l’usage privé du véhicule peut grandement varier entre un véhicule de direction et les véhicules des techniciens ou des commerciaux. Pour ces derniers, il n’est pas rare que l’usage privé ne représente que 10% de l’usage total. Dans le cas où l’usage privé est très inférieur au forfait fiscal, il peut être avantageux pour l’entreprise et pour le collaborateur de déclarer cet usage au réel. Pour cela, il faut mesurer et justifier la répartition réelle entre trajets pros et trajets privés.  ACTIA iCAN se positionne comme une solution incontournable pour automatiser la traçabilité des trajets et garantir la conformité.

Comment tracer les trajets privés ?

Chaque conducteur dispose d’un calendrier individuel de ses heures ouvrées. Ce calendrier permet un premier tri automatique entre les trajets présumés professionnels et les trajets présumés privés. Un interrupteur de bord permet également de déclarer un trajet privé lorsqu’il est effectué aux heures ouvrées.

A la fin de chaque mois, le conducteur reçoit un rapport de tous ses trajets avec la mention « pro » ou « privé ». Il peut ainsi confirmer ses trajets à caractère professionnel (une colonne libre lui permet au besoin d’ajouter une justification) et supprimer tous ses trajets privés. Le rapport se recalcule automatiquement :

• Distance totale : distance parcourue sur le mois, qui est la différence entre la 1^e et la dernière valeur du kilométrage figurant au tableau de bord.
• Distance professionnelle : la somme de tous les trajets pros
• Distance privée : la différence entre le total et la distance privée

Une fois son rapport vérifié et validé, le collaborateur le transmet au service RH / paye qui effectue la déclaration d’AEN au réel d’après le pourcentage d’usage privé du véhicule. Le rapport est conservé pour servir de justificatif.

ACTIA iCAN : une solution simple et sécurisée pour la gestion des AEN

Le rapport d’AEN fourni par la solution ACTIA ICAN présente plusieurs avantages significatifs :

• Optimisation fiscale : en justifiant un usage réel majoritairement professionnel, les entreprises peuvent minimiser le montant de l’AEN et ainsi réduire leurs charges fiscales.
• Simplification administrative : une gestion rigoureuse des déplacements évite les erreurs de déclaration et les risques de redressement fiscal.
• Conformité réglementaire : respecter la législation en vigueur permet d’éviter tout contentieux ou sanction en cas de contrôle fiscal.
• Transparence et équité : pour les salariés utilisant un véhicule de fonction, un suivi automatisé évite les incertitudes sur le calcul de l’AEN et favorise une relation de confiance avec l’employeur.

• Données sécurisées et accessibles : la solution permet de générer des rapports clairs et précis, facilitant le travail des gestionnaires de flotte et des services comptables.
• Données précises et fiables : les données de kilométrage et de consommation sont lues directement au tableau de bord.
• Respect de la vie privée : seul le collaborateur peut voir ses trajets privés. Le rapport final qu’il a validé et transmis à son employeur est nettoyé de tout trajet privé. Le dispositif respecte donc sa vie privée et se conforme aux recommandations de la CNIL (pack véhicule connecté).
• Responsabilité du collaborateur : c’est le collaborateur qui a la responsabilité de déclarer ses trajets professionnels. 

Avec ACTIA iCAN, les entreprises bénéficient d’un outil puissant qui transforme une contrainte réglementaire en un levier d’optimisation financière et organisationnelle. En automatisant la gestion des trajets, elles garantissent leur conformité tout en allégeant leur charge administrative.

En savoir plus sur ACTIA iCAN et l’optimisation de la gestion de flotte

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Avec ACTIA iCAN, la gestion des véhicules de société devient plus simple, plus sûre et plus efficace. 🚀